La facturation constitue une étape importante pour toute infirmière libérale. Elle doit donc être rigoureuse, conforme aux règles en vigueur et adaptée à chaque situation de soin. Une organisation précise et une bonne connaissance des outils et procédures permettent surtout d’éviter les erreurs et d’assurer une gestion fluide. Voici justement les étapes à suivre pour bien faire une facturation.
Préparer les éléments essentiels avant toute facturation
Identifier correctement le patient concerné
Avant toute saisie d’une infirmière libérale facturation, chaque soin doit être rattaché à un patient clairement identifié. Les informations nécessaires incluent le nom complet, le numéro de sécurité sociale, l’adresse postale et la date de naissance. Il ne faut pas oublier qu’une simple erreur d’identification peut entraîner un refus de remboursement par les caisses d’assurance maladie.
Vérifier les droits du patient à jour
Il est aussi indispensable de s’assurer que la carte Vitale du patient est bien à jour. En cas d’impossibilité, une attestation papier récente peut servir de justificatif. À noter que la validité des droits constitue un critère clé dans le processus de remboursement des soins réalisés.
Rassembler les ordonnances et les prescriptions
Certains actes requièrent une prescription médicale pour être pris en charge. Il convient alors de conserver les ordonnances, qu’elles émanent d’un médecin de ville ou d’un établissement hospitalier. Ces documents appuient en effet la justification médicale de l’acte facturé.
Coter les actes infirmiers de manière précise
La cotation des actes repose sur la Nomenclature Générale des Actes Professionnels. Cette nomenclature précise les soins facturables, leurs coefficients et les éventuelles majorations. À noter qu’une veille régulière sur les mises à jour de la NGAP est indispensable. Des majorations peuvent d’ailleurs s’ajouter selon les circonstances du soin. Cela inclut, entre autres, l’horaire de nuit, les soins palliatifs et les actes multiples. Certaines d’entre elles ne sont cependant pas cumulables. Une bonne connaissance des règles permet ainsi d’éviter les erreurs de calcul au moment de l’infirmière libérale facturation. Lors d’une même intervention, plusieurs soins peuvent également être réalisés. Il faut donc respecter les limites de cumul fixées par la réglementation. Effectivement, la combinaison d’actes non compatibles entraîne un rejet lors de la télétransmission.
Saisir les informations dans un logiciel adapté
Utiliser un logiciel homologué pour la télétransmission
Un logiciel certifié permet de saisir les soins, de générer les feuilles de soins électroniques et de transmettre les données en toute sécurité. Les solutions les plus performantes signalent même automatiquement les incohérences avant tout envoi.
Paramétrer les informations administratives
Le paramétrage du logiciel doit refléter les données professionnelles exactes. Parmi ces dernières, il y a le numéro RPPS, les coordonnées bancaires, l’adresse et la forme d’exercice. Il est important de souligner que des erreurs à ce niveau peuvent compromettre l’ensemble du processus de facturation.
Générer les feuilles de soins électroniques
Une fois les soins saisis et vérifiés, le logiciel produit une feuille de soins électronique. Ce document est ensuite transmis aux organismes d’assurance pour traitement. La rapidité et l’exactitude de cette étape favorisent un paiement sans délai.
Gérer les paiements et relances efficacement
Il est conseillé de mentionner les montants et les dates des virements. Cela permet en effet de repérer rapidement les retards ou rejets. À ce propos, certains logiciels proposent un tableau de bord dédié au suivi des paiements. En cas de rejet, il convient d’en identifier la cause. Accompagnée des pièces corrigées, une nouvelle transmission aide généralement à régulariser la situation. Quoi qu’il en soit, parmi les causes courantes de rejet, on peut citer :
- Une date de soin incorrecte
- Une cotation inappropriée
- Des informations administratives incomplètes
L’archivage systématique des factures est en outre important pour assurer une bonne traçabilité. Une double sauvegarde, numérique et papier, est généralement recommandée pour prévenir toute perte ou défaillance technique.
Anticiper les erreurs et rester conforme
Avant chaque envoi, une vérification manuelle des données limite enfin les erreurs. Cette étape permet également de corriger d’éventuels oublis ou fautes de saisie avant la télétransmission. Dans tous les cas, la réglementation en matière de facturation évolue. Des formations régulières sont ainsi nécessaires pour se mettre à jour sur les règles de cotation, les nouvelles majorations ou les évolutions logicielles.